¿Qué es la Asamblea General?
La asamblea general es el órgano supremo de gobierno de una asociación. En ella participan todos los socios y es el espacio donde se toman las decisiones más importantes de la entidad: aprobación de presupuestos, elección de cargos directivos, modificación de estatutos o disolución de la asociación. Su correcta organización y documentación es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de la entidad y evitar conflictos internos.
Tipos de Asamblea General
Generalmente, los estatutos de una asociación distinguen dos tipos de asamblea:
- Asamblea Ordinaria: Se celebra al menos una vez al año, normalmente en los primeros meses del ejercicio, para aprobar las cuentas del año anterior y el presupuesto del año en curso.
- Asamblea Extraordinaria: Se convoca cuando hay asuntos urgentes o relevantes que no pueden esperar a la ordinaria, como una modificación estatutaria, la elección de cargos vacantes o la aprobación de proyectos estratégicos.
Pasos para Convocar una Asamblea
1. Decisión de Convocatoria
La convocatoria es competencia de la Junta Directiva. Puede convocarse también a petición de un porcentaje de socios (generalmente el 10-20%, según los estatutos). El acuerdo de convocar debe quedar reflejado en el acta de la Junta Directiva.
2. Redactar y Enviar la Convocatoria
La convocatoria debe enviarse a todos los socios con la antelación prevista en los estatutos (habitualmente entre 10 y 15 días antes). Debe incluir obligatoriamente:
- Fecha, hora y lugar de celebración
- Orden del día con todos los puntos a tratar
- Indicación de si es primera o segunda convocatoria
La convocatoria puede realizarse por correo postal, correo electrónico o cualquier medio que garantice la recepción y quede registrado.
3. Preparar la Documentación
Con tiempo suficiente, pon a disposición de los socios toda la documentación relevante: cuentas anuales, presupuesto, memoria de actividades, propuestas de modificación de estatutos, etc. Cuanto más informados estén los socios, más productiva será la asamblea.
Desarrollo de la Asamblea
El presidente o presidenta dirige la sesión y el secretario o secretaria toma nota de los acuerdos. Los puntos habituales del orden del día de una asamblea ordinaria son:
- Lectura y aprobación del acta anterior
- Informe de la Junta Directiva sobre actividades realizadas
- Aprobación de las cuentas del ejercicio anterior
- Aprobación del presupuesto para el ejercicio en curso
- Ruegos y preguntas
Quórum y Mayorías
Para que la asamblea sea válida, debe existir quórum (número mínimo de socios presentes o representados). Los estatutos establecen estas condiciones, pero como regla general:
- En primera convocatoria: se requiere la presencia de la mayoría de los socios.
- En segunda convocatoria: es válida cualquiera que sea el número de asistentes.
Los acuerdos se adoptan por mayoría simple de votos presentes y representados, salvo para asuntos especiales (modificación de estatutos, disolución) que suelen requerir mayoría cualificada (dos tercios o tres quintos).
El Acta de la Asamblea
El acta es el documento que recoge lo ocurrido en la asamblea. Es un documento legal de gran importancia. Debe incluir:
- Lugar, fecha y hora de celebración
- Lista de asistentes o referencia al número de socios presentes y representados
- Resumen de los temas debatidos
- Acuerdos adoptados con el resultado de la votación
- Firmas del presidente y del secretario
El acta debe aprobarse en la siguiente asamblea o, si los estatutos lo permiten, ser firmada por los socios interventores designados al efecto en la propia sesión.
Consejos para una Asamblea Eficaz
- Prepara un orden del día realista que pueda completarse en el tiempo disponible.
- Designa a alguien para controlar el tiempo en cada punto.
- Fomenta la participación ordenada: usa turnos de palabra.
- Evita debatir temas que no estén en el orden del día, salvo urgencias declaradas.
- Archiva siempre las actas en el libro de actas oficial de la asociación.